Algemene Verordening Gegevensbescherming

1a Waarom verzamelen we gegevens?

We verzamelen gegevens om inzicht te krijgen welke jeugd (leeftijd tussen 10 en 17 jaar) wil komen kamperen en welke leiding daarvoor nodig is. Voor de leeftijd van de deelnemers wordt een marge van ongeveer 3 maanden aangehouden: deelnemers die in september 10 worden mogen in juli/augustus al komen kamperen. Deelnemers die in juni 18 worden mogen in juli/augustus nog komen kamperen.

1b Hoe verzamelen we gegevens?

Deelnemers:
Via de website vastenzekerkampen.nl kunnen deelnemers zich aanmelden. De gegevens worden opgeslagen in een database, van waaruit de gegevens lokaal verwerkt worden door administratief personeel (zie 3.1).

Kampleiding:
Als iemand als leiding wil meewerken, neemt de persoon contact op met een van de kampouders.

1c Welke gegevens verzamelen we?

Van de deelnemers verzamelen we:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
  Deze gegevens verzamelen we om te weten wie er komen.
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Land
  Deze gegevens verzamelen we voor het versturen van (kerst)post en uitnodiging voor het volgende jaar.
• Telefoonnummer
  Dit gegeven hebben we nodig bij bijzonderheden tijdens het kamp (calamiteiten, heimwee, enz.).
• Geboortedatum
  Dit gegeven hebben we nodig om te weten of de deelnemer niet te oud of te jong is voor het kamp.
• E-mailadres
  Dit gegeven gebruiken we voor communicatie (eventuele vragen, betalingsaanmaning, versturen van kamplijsten e.d.).
• Opmerkingen
  Dit gegeven is bedoeld voor:
  • Eventuele deelnemers-wensen betreffende de groepsindeling (bij welk vriendje/vriendinnetje).
  • Eventuele medische informatie (medicatie, allergieën, diabetes, etc.).
  • Dieetwensen.
  • Voedselgewoonten.
  • Gedragspatroon.
• Kampweek
  Is nodig om te weten wanneer deelnemer komt en naar wie de kamplijst verzonden moet worden.
• Datum en tijd aanmelding
  Dit is met name nodig tegen de tijd dat de kampen vol lopen. Bij het uploaden naar Excel wordt de volgorde van aanmelding gewijzigd.
• Artsnaam
• Arts telefoon
• Verzekeraar
• Verzekeringnummer
  Deze gegevens zijn nodig in geval van een ongeval.
• Betaaldatum
• Bedrag
  Bij geen/te weinig betaling wordt deelname geweigerd, tenzij hier een speciale reden voor is.

Elk jaar dienen de bovenstaande gegevens (opnieuw) te worden ingevuld.

Van de kampleiding verzamelen we in een Excelbestand:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Land
• Telefoon
• E-mailadres

2 Welke gegevens bewaren we?

Deelnemers:
Van de gegevens die genoemd worden bij 1c bewaren we de volgende gegevens vanaf de eerste aanmelding totdat de deelnemer te oud is voor de kampen. Gegevens worden daarna geanonimiseerd en dienen als een inzage over de aantallen per kamp, over de afgelopen jaren.

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Land
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Daarnaast wordt bijgehouden in welke jaren de deelnemer geweest is. Dit is nuttig om te weten of de kampen voldoen aan de wensen van de deelnemers.

Kampleiding:
Deze gegevens bewaren we totdat iemand vraagt verwijderd te worden, of totdat iemand meer dan zes jaar niet meer meegewerkt heeft.

3 Hoe gaat de organisatie om met de data?

3.1 Intern gebruik

De website(beheerder) verzamelt de deelnemersgegevens in een database. De data worden door de administrateur geüpload naar Excel. De administrateur verzendt de gegevens wekelijks per kampweek naar de kamp-ouders, zodat zij inzicht hebben in de voortgang van aanmeldingen, welke bijzonderheden ze kunnen verwachten. Ook kunnen zij de tentindeling (laten) maken.

3.2 Extern gebruik

Twee weken vóór de kampen beginnen worden per kampweek de deelnemerslijsten per mail verstuurd. Hierin staan van de deelnemers:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Land
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• Namen kampleiding van betreffende kampweek
• Adressen kampleiding van betreffende kampweek
• Postcode + plaats kampleiding van betreffende kampweek
• Telefoonnummer fam. Evenblij voor algemene vragen

Als iemand een lift wil hebben van of naar het kamp, kunnen de deelnemers op de kamplijst zien wie er in hun buurt woont en kunnen ze met elkaar contact opnemen.

Mails naar meerdere deelnemers worden als volgt verstuurd:
To: vastenzekerkampen.nl
Bcc: personen

Na de kampen (september/oktober) worden de gegevens door de websitebeheerder uit de database verwijderd.

4 Wat kan jij doen?

Het is jouw data dus kan je ons de volgende dingen vragen:

• Inzage in data die we over jou bijhouden.
• Aanpassingen om data meer up-to-date te maken.
• Dat we jouw data verwijderen.
• Dat we jouw data niet meer verwerken.
• Dat we jouw data overdragen aan jou of een 3de partij.